Immanuelskyrkans organisation

Beslut fattat på församlingsmöte den 20 november 2016.

Inledning

Församlingen har en övergripande struktur med styrelse, verksamhetsråd, församlingsövergripande kommittéer och arbetsgrupper.

• En styrelse vars arbete, ansvar och mandat regleras av konstitutionen
• Tre verksamhetsråd
• Församlingsgemensamma kommittéer
Grupper

Församlingskonstitution

Immanuelskyrkans organisation vilar på församlingens konstitution som antogs på årsmötet den 17 april 2016.

Organisation och tydliggörande av arbetsuppgifter

1. Församlingens styrelse

Styrelsens arbete och ansvar regleras genom församlingens stadgar. Styrelsen delegerar ansvaret att leda församlingens verksamhet och arbete till församlingsföreståndaren som i sin tur formar en ledningsgrupp för det dagliga arbetet. En verksamhetsplan skall årligen antas av årsmötet.

Styrelsen styr, församlingsföreståndaren leder arbetet.

2. Verksamhetsråd

Verksamhetsråden arbetar med specifika uppdrag inom tre språkområden, svenska, engelska och koreanska. Valbara till verksamhetsråden är medlemmar i församlingen.

Ansvar och uppgifter:
Verksamhetsrådens primära uppgift är att ha ett övergripande ansvar för verksamhetsutvecklingen inom språkområdet, och ska dessutom vara rådgivande till styrelsen i frågor om verksamhetsprioriteringar och budgetarbete inom sitt område.

Utöver detta skall verksamhetsråden
• Stödja och utveckla verksamheten inom respektive språkgrupp, tillsammans med ledande pastor och andra medarbetare.
• Analysera och lyfta fram behov som språkgruppen har.
• Lyfta fram nya idéer för gudstjänstlivet och värna om andlig utveckling.
• Uppmärksamma diakonala och pastorala behov.
• Främja övergripande gemenskap, församlingsväxt och medlemskap.
• Stödja språkgruppernas olika verksamhetsgrupper samt göra uppdragsbeskrivning när så är nödvändigt.

Val till råden
Församlingsmedlemmar kan väljas till råden efter möte i den aktuella språkgruppen. Mandatperioden är två år med maximalt tre perioder i sträck. (Se not1 om valprocedur). Ordförande till råden väljs årligen av församlingen i enlighet med valproceduren.

Ledande pastor
Till verksamhetsråden knyts en ledande pastor för den språkspecifika verksamheten. Dessa pastorer har också ansvar att leda den språkspecifika verksamhetens personal. En anställd kan inte vara ordförande eller medlem i verksamhetsrådet. Det övergripande personalansvaret för anställda åligger församlingsföreståndaren.

Språkgruppsmöten
För att öka demokratin skall minst ett möte per år genomföras inom de olika språkgrupperna kring den egna verksamheten där medlemmars spörsmål tas upp. Där förekommer även öppna samtal om kandidater till verksamhetsråden och eventuella fyllnadsval. Dessa val skall genomföras på årsmötet och vid fyllnadsval, på församlingsmötet.

Kommunikation med styrelse
Verksamhetsrådens ordförande kan adjungeras till styrelsemöten då verksamhetsfrågor eller språkgruppsfrågor diskuteras. Styrelsen förankrar och kommunicerar beslut som berör språkgrupperna till ordföranden i verksamhetsråden. Verksamhetsråden ansvarar inför och rapporterar till styrelsen.

3. Kommittéer

En kommitté kan bildas utifrån en allmän princip där det finns ett verksamhetsområde där representanter från olika språkgrupper anser att detta kan utvecklas tillsammans. Styrelsen fattar beslut om kommittéer.

Kommittéer är gemensamma för hela församlingen och väljs på årsmötet eller på församlingsmöte. Kommittéer kan även själva utse egna undergrupper. Medlemmar i församlingen är valbara till verksamhetskommittéer. I kommittéer som arbetar med stödfunktioner kan även icke-medlemmar ingå. Församlingen väljer ordförande för kommittéer. Kommittéerna ska alltid ha en ansvarig anställd medarbetare att samarbeta med. Anställd kan inte vara ordförande eller sammankallande i en kommitté.

Kommittéer utvecklar och stärker samarbetet i hela församlingen och består av medlemmar ur samtliga språkgrupper så långt det är möjligt. Aktuell arbetsordning upprättas inom kommittén i samråd med ansvarig anställd medarbetare.

Det finns två typer av kommittéer: Verksamhetskommittéer (t.ex. mission och bistånd, diakoni) och de som är arbetar med grundläggande stöd (t.ex. arkiv, ljud, teknik).

Antalet kommittéer kan variera från tid till tid. De kan fylla ett långsiktigt eller kortsiktigt behov.

Kommittéerna ansvarar inför och rapporterar till styrelsen och kommunicerar med ansvarig anställd och styrelsen i frågor som berör arbetsområdet för kommittén.

4. Grupper

Grupper består av frivilliga som organiserar sig på olika sätt utifrån språkgruppernas behov. Medlemmar i grupper utses löpande och bekräftas på årsmötet efter förslag från verksamhetsrådens valberedningar. Man behöver inte vara medlem för att ingå i en grupp. Sporadiska grupper kan uppstå även för församlingsgemensamma projekt.

Grupperna ansvarar inför och rapporterar till verksamhetsråden utom när det gäller gemensamma projekt, i sådana fall till styrelsen.

5. Personal

Personalen och verksamheten leds av församlingsföreståndaren. Föreståndaren formar en struktur som motsvarar årsmötets och styrelsens prioriteringar. En ledningsgrupp består av församlingsföreståndaren, administrativa chefen och tre ledande pastorer från de olika språkgrupperna.

Personalens roll i relation till förtroendevalda och frivilliga
För varje språkgrupp finns en ledande pastor som samordnar verksamheten samt ansvarar för budgetfrågor. Dessa pastorer har ett särskilt ansvar att lyssna in behoven inom språkgrupperna samt efterfråga råd från verksamhetsråd och kommittéer. De samråder också med församlingsföreståndaren kring hur övrig personal används i verksamhet.

Verksamhetsråden involveras i anställning av pastorer i gudstjänstgemenskapen och konsulteras kring kartläggning av behov för övriga tjänster som berör den språkspecifika verksamheten. Det är ledningen och styrelsen genom sitt personalutskott som fattar beslut om anställning utom i de fall som gäller pastorer och diakoner. Då är det församlingen som fattar beslutet.

Alla kommittéer ska ha tydlig koppling till personal. Däremot behöver inte alla de undergrupper, som ligger under verksamhetsråden, ha personal direkt kopplade till sig. Dock är det relevant att vissa av dessa kopplas till personal. Det tydliggörs i den praktiska verksamheten.

1. Valprocedur till verksamhetsråden: Språkgruppens valberedning presenterar sina förslag till ordförande och medlemmar i verksamhetsråd på ett språkgruppsmöte senast sex veckor före församlingens årsmöte. Efter mötet skall språkgruppens valberedning lämna språkgruppens förslag till församlingens valberedning som bereder valen till årsmötet. Fyllnadsval skall på liknande sätt först föreslås på ett språkgruppsmöte och sedan väljas av församlingsmöte på förslag av valberedningen. Mandatperioden är två år. Hälften av rådsmedlemmarna väljs årligen och kan väljas för maximalt tre perioder i rad. Ordförande väljs varje år.

Konstitutionen som PDF.