Närvarande i sändningen:
Stephen James, Församlingsordförande
Ulla Marie Gunner, Församlingsföreståndare
Cathrin Sjöström, Församlingssekreterare
Roelof Hansman och Peter Dobers, inkommande meddelanden
Isak Wang, Tekniker ljud och bild
Michael Taubert, Kamera o bildproducent
Simultantolkning: Hanna Zuring Peterson
Digitala uppkopplingar: Ca 150 stycken
§ 1 Inledning och öppnande
Ordförande Stephen James hälsade de närvarande i rummet och de hemma vid skärmar välkomna till digitalt församlingsmöte. Han presenterade de närvarande i rummet och beskrev möjligheten att vara delaktig genom mail och SMS.
§ 2a Information om hur förtidsröstningen har gått till
Ordföranden återkopplade till att alla medlemmar har fått informationsmaterial och röstningsdokument via post. 478 medlemmar har skickat in sina röster, vilket är ca 35% av församlingens medlemmar. Ordföranden gladdes över det höga antalet röstande och tackade medlemmarna för att de tagit sig tid att skicka in sina svar. Enligt församlingens stadgar avgörs frågorna som ställts med enkel majoritet, förutom kallande av pastor som avgörs med två tredjedelars majoritet.
§ 2b Presentation av rösträknarnas arbete, bilaga 1
Församlingsföreståndare Ulla Marie Gunner läste den rapport som kommit från Cathrin Sjöström, sammankallande för rösträknarna. Rapporten beskrev proceduren för kontroll mot röstlängden såväl som rösträkningen av godkända röster. Den beskrev värnandet om anonymitet samt att kommentarer överlämnats till ledning och styrelse.
§ 3 Mötets upplägg presenteras inkl information om hur medlemmar kan ta kontakt
med presidiet under mötet.
Ordföranden upprepade, mötets upplägg och medlemmarnas kontaktmöjlighet in till mötet.
§ 4 Förtidsröstning
Ordföranden beskrev församlingen som levande med mycket engagemang. Inför detta församlingsmöte har styrelsen fått många kommentarer och även kritik, vilken styrelsen tar på allvar. Styrelsen förstår församlingens behov av tydligare kommunikation och att den inte är optimal i nuläget. Ordföranden vädjade till församlingen om ett visst överseende då situationen utifrån pandemin är mycket speciell och styrelsen såväl som personalen har på kort tid behövs ställa om till andra sätt att arbeta och kommunicera. En ovan situation som emellanåt blottar områden som hade gått göra annorlunda och bättre.
Ordföranden redovisade att angående att tillåta förtidsröstning har församlingen röstat ja med 97%, (457 röster).
§ 5 Val av rösträknare
Ordföranden hänvisade till den redan upplästa rapporten (bilaga 1), där rösträknarnas namn finns listade och redovisade att församlingen har röstat ja med 98%, (463 röster).
§ 6 Val av justerare
Ordförande redovisade att som justerare av dagens protokoll har Lotta Hansman och Anders Andersson valts med 99%, (469 röster).
§ 7 Nomineringskommitténs förslag på valberedning inför årsmötet 2021
Ulla Marie Gunner läste nomineringskommitténs förslag till valberedning inför årsmötet 2021:
Karin Sandström, sammankallande, Linda Häss, Mikael Ivarsson, Sujata Kumar, Dan Svanell och Young-Sook Wennergren.
En fråga från en församlingsmedlem hade kommit angående varför det är ett krav att tala svenska för att vara med i valberedningen. Ordföranden svarade att det är nomineringskommitténs rekommendation utifrån erfarenheter från förra årets valberedning. Svenska är det gemensamma språket i församlingen och arbetet underlättas om alla kan tala samma språk. I framtiden kan det kanske ske på svenska och engelska, men det är inte aktuellt idag.
Ordföranden redovisade att församlingen har röstat ja till nomineringskommitténs förslag på valberedning med 97%, (457 röster).
Karin Sandström mailade in till mötet och tackade för förtroendet.
§ 8 Förslag om ändringar i bolagsordningar för Probitas
Ordföranden läste den fråga som ställts till församlingen angående förändringar i bolagsordningarna i Probitas bolag och de tre förändringar som frågan gäller.
- att ändra från två revisorer till en,
- att bolagsordning för paketerade bolag kan fastställas av Probitas
- att modernisera språket
Ordföranden informerade om att det kommit in ett antal frågor till styrelsen kring denna punkt och han förklarade att församlingens översyn av bolagen förändras inte. Medlemmar är välkommen att ta del av såväl gammal som ny bolagsordning för att själva läsa förändringarna.
Ordföranden redovisade att församlingen har röstat ja till förslaget om förändringar i bolagsordningarna för Probitas med 96%, (454 röster).
§ 9 Förslag att kalla pastor Esther Kazen till Immanuelskyrkans pastorsteam, bilaga 2&3
Ordföranden informerade om att pastor Esther Kazen skulle ha kallats för 10 månader sedan men att pandemin omöjliggjorde detta. Det har därefter kommit många kommentarer, varit många diskussionspunkter och en hel del kritik kring processen, såväl att processen varit för snabb som att den varit för långsam.
Församlingen har visat ett stort engagemang. Styrelsen har lagt ner mycket tid på det som kommit in och även på möten med verksamhetsråd, grupper m.m. Två av de brev som kommit har skribenterna begärt ska läggas till handlingarna, vilket därför kommer att ske. En fråga kom in till mötet om inte skrivelsen från svenska verksamhetsrådet också borde läggas till handlingarna, men ordföranden sa att ingen i det rådet bett om det.
Ordföranden redovisade att på frågan om att kalla Esther Kazen till pastor i Immanuelskyrkan har församlingen röstat ja 82%, (385 röster). Då detta är långt över de två tredjedelars majoritet som krävs är pastor Esther Kazen härmed kallad.
Ordföranden avslutade redovisningen av de förtidsröstade frågorna med bön för de beslut som tagits, om klokhet och vägledning för valberedningen. Han bad för Probitas och tackade för alla arbetare och frivilliga i församlingens bolag. Att Guds välsignelse ska omsluta dem och att de får känna hur mycket de betyder för församlingen. Ordföranden tackade Gud för pastor Esther och hennes villighet till tjänst. Han bad om Guds rikaste välsignelse över henne och att hon ska accepteras av alla.
§ 10 Övriga punkter
Ordföranden tydliggjorde att “övriga frågor” alltid ska finnas med på dagordningen.
a) Personalen i pandemin
Församlingsföreståndare Ulla Marie Gunner hälsade till alla som personalen pga pandemin inte kan träffa. Hon återkopplade till sådant som församlingen hann göra innan pandemin slog till och berättade om de utmaningar som kyrkan och kollegiet behövt hantera sedan mars månad.
Till exempel att hitta coronasäkra vägar för Lunch i Gemenskap när det inte går samlas inomhus, all teknik och tekniskt tänkande kring att börja webbsända gudstjänster och ställa om till alternativa verksamheter. Personal har ställt om och ibland gjort uppgifter som volontära krafter i församlingen normalt gör. Viss personal har passat på att rensa i förråden. Vaktmästeriet har inte längre behov av extravaktmästare så som tidigare och det har inte varit helt nödvändigt att fylla vakanser och vikariat denna tid.
Trycket är mycket hårt på diakonin. Arbetet med att spela in och redigera gudstjänster, konserter, söndagsskola etc tar mycket resurser och mitt i allt detta sjösattes även församlingens nya hemsida. Den har krävt mycket jobb och har några barnsjukdomar kvar. Musikskolan är den enda av församlingens verksamheter som fungerat någorlunda normalt under pandemin.
Ulla Marie lyfte även det faktum att det finns en hel del regler att följa vad gäller personalens arbetsmiljö som styr vad de kan och får utsättas för. Församlingens hemsida visar på många anställda i församlingen. Något som är möjligt tack vare Probitaskoncernen. Ulla Marie ville dock förtydliga att många av dessa är deltidare.
b) Hur återöppnas kyrkan igen?
Församlingsföreståndare Ulla Marie Gunner informerade om att planering görs vad gäller gudstjänster och verksamhet så att kyrkan kan öppna så fort det bara är möjligt utifrån restriktionerna. Under tiden arbetar man med att ta vara på det som går göra. Till exempel så öppnas nu kyrkan, förutom på onsdagar, även söndagar kl 13-14.30 för ljuständning, egen andakt eller samtal och det undersöks möjlighet att öppna någon vardagskväll också. Pastor eller diakon går att nå varje dag 9-21. Ulla Marie uppmuntrade alla som känner sig ensamma att ringa och att även berätta om någon blivit sjuk eller är extra ensam. Vi får inte tappa bort varandra.
Ulla Marie ser fram emot en öppningsfest, när reglerna tillåter att vi kan träffas många och med omsorg om varandra fira tillsammans.
c) Inkommande frågor och kommentarer om pastor Esther Kazen
Ordföranden informerade om att det under mötet kommit in såväl frågor som kommentarer om processen att kalla pastor Esther Kazen. Bland annat ombeds styrelsen att lyssna in mer och bättre i församlingen.
En församlingsmedlem undrar om allt handlar om röster och om inte församlingen borde se till avvikande åsikter från grupper. Ordföranden var mycket tydlig i sitt svar att den demokratiska processen är just så att det är röstning som avgör frågorna. Det är den vägen församlingen hittar Guds ledning. Medlemmarna ber över frågorna och röstar utifrån det. Det är så vi lever församlingens vision.
Ordföranden informerade om att styrelsen och mötet fått kommentarer som signalerar oro. En fråga som diskuterats mycket i styrelsen är församlingens väg framåt. Styrelsen gör sitt bästa och försöker navigera på bästa sätt, trots att det är svårt och ännu svårare när varken styrelsen eller församlingen kan ses som vanligt.
Ordföranden avslutade denna punkt med att läsa upp ett antal av de positiva och välkomnande kommentarer som skickats in mötet efter att resultatet om kallande av pastor Esther Kazen blev känt.
d) Information översyn konstitution och organisationsdokument
Ordföranden informerade om att styrelsens arbetsgrupp som gör översyn av konstitution och organisationsdokument meddelat att tidsplanen inte håller. Det arbete de gör är för omfattande och styrelsen återkommer därför till församlingen i frågan.
e) Information digitalisering
Ordföranden informerade om att idag sker all viktig medlemskommunikation i skrift med utskick via vanlig post. Det är kostsamt, tidskrävande och inte miljömässigt. Digitala verktyg är på gång, såväl för detta som för interaktiva möten med digital röstning. Församlingens stadgar släpar efter i att tillåta dessa och för att kunna göra detta fullt ut behöver dessa revideras.
Styrelsen kan komma att be församlingen om lov att även framöver få bryta mot stadgarna för att kunna hålla digitala möten.
f) Andra övriga punkter
En medlem har skickat in en fråga om hur resultaten för Probitas beräknas bli för 2020. Ordföranden svarade att bokslut inte är klart ännu. Hotellverksamheten har det mycket kämpigt och ordföranden uppmanade församlingen att be för ledningen och personalen där. Fastigheterna är det som bär Probitas och även om resultatet för 2020 inte kommer att på något sätt komma i närheten av 2019 så beräknas det ändå att sluta något positivt för året.
En medlem frågade om det planeras någon gemensam gudstjänst framöver, som en tacksägelse. Pastor Ulla Marie Gunner svarade ja och hon påminde om den gemensamma gudstjänst som sändes 10 januari. Den går att se på församlingen youtube-kanal.
§ 11 Avslutning
Församlingsföreståndare Ulla Marie Gunner riktade ett varmt tack till styrelsen och särskilt till ordförande Stephen James för allt hårt arbete i tid och engagemang under pandemin och 2020.
Därefter bad Ulla Marie för församlingen, för vår stad och värld, varefter ordföranden avslutade mötet.
Vid protokollet
Cathrin Sjöström, sekreterare
Justeras:
Stephen James, Församlingsordförande
Lotta Hansman och Anders Andersson, justerare