1. Inledning
Ordföranden önskade oss välkomna till mötet och öppnade med bön.
2. Dagordningen fastställdes
med en övrig punkt om ändring av sammaträdesdatum.
3. Föregående sammanträdesprotokoll justerades.
Ett förtydliganden gällande kommentar kring Instagram och en felaktig syftning. Efter detta fastställdes protokollet och lades till handlingarna.
4. Ulla Marie rapporterade under rubriken Pandemins nuläge:
Fått ställa om en gång till, nu är det åtta personer som får samlas, men även med andra råd. Allt som kan ska göras digitalt. Snickeri o vävstuga är öppna. Regionen har dock precis kommit med mer info nu i kväll och ger skarpa råd. Läget innebär nya sätt att mötas, till exempel digital fika och andakt med personalen. Vi öppnar för ljuständning. Får in böneämnen genom de kanaler vi har.
Påfrestande att planera i detta läge, öppna upp, stänga ner… Talat med kollegor i andra församlingar. Många andra pastorer upplever det deprimerande med dessa svängningar. Vi är inte ett sådant läge. Vi har informerat personalen om läget löpande. Hoppas att det hjälper oss att hålla ut.
Diakonin: vi kan inte göra luncher eller jul i gemenskap med dessa förutsättningar. Sista lunchen nu på lördag. Tänker småskaligt istället. Ny gemenskap gör julkassar och delar ut runt om i stan. Immanuel kan bli ett utlämningsställe för detta. En kall kasse med julmat. Styrelsen ställer sig positivt till detta och backar upp detta jakande.
5. Rapporter
- Ulla Marie: Påminnelse om vi gör en alternativ julmarknad. Finns på hemsidan. Kan välja julgåvor. Tipsa om detta, att man kan göra något bra! Julmarknadsdagen blir det en minikonsert. Portugisiska gruppen – är förstås besvikna, kommer fortsätta träffas i hemmen. Många av dem reser. Intervjuer av nyanställda tar mkt tid just nu.
- Mats Engen redovisade ekonomin. Resultatet för offrandet har ett aktuellt underskott på 55 tkr för året. Årstakten är att vi kommer att komma nära budgeten. Oktober i år var fyra söndagar, i fjol fem. Kan betyda lite för differenser. 70 tkr förväntas komma in från julmarknaden, men det kan, om det behövs, kunna fyllas på från julmarknadsbudgeten.
- Hans-Olof: Ekonomiutskottet diskuterade budgeten vid senaste mötet. Vi ökar anställda med en halv person. Ökade intäkter från IFAB o Probitas ger en budget i balans med ett litet överskott. Vi har fått höra att det finns oro kring förväntan att givandet ska öka med 200 tkr. Vi bedömer dock att det är rimligt, om t ex vi öppnar upp mer nästa år.
- Gunilla rapporterade från Kommunikations- och insamlingsutskottet. Frågor kring hur vi ska fortsätta kommunicera internt och externt. Hur ska vi hantera budgetfrågor. Praktiska aktiviteter som vi kan göra. Gunilla och Ulla-Marie har träffats och diskuterat. En undersökning har gjorts hur det ser ut med våra nyhetsbrev. 501 st prenumeranter, 338 svenska 62 icke medlemmar 67 översatta till engelska 18 av dem ickemedlemmar. Internationella nyhetsbrevet går ut till 125 st. Kan sprida mer om vad kyrkan är om kan göra, t ex musiken.
- Cathrin undersöker hur digital röstning kan gå till. Det finns ett instrument TellusTalk som vi redan äger och som kostar en bråkdel av andra system, enligt Isak. Hur går vi vidare med detta och kom gärna med förslag. När kan vi vara igång med denna röstningsmodell? Måste få mejladresser på plats, då kan vi testa med engångskoder. Församlingen måste informeras om detta i tid. Koden måste man vara noga med som person, så att man inte lämnar ut den till annan. Styrelsen bestämde att delta i att testa systemet. Kostnaderna ser attraktiva ut, 50 öre per mejl, 1:50 kr med kodupplägget.
- Barbro rapporterade från Personalutskottet. Flera anställningar hanteras. Ansökan om en diakonitjänst ligger ute.
- Ordföranden rapporterade att han och Ulla Marie träffat Sven o Samuel om representerar bolagen. Talat bland annat om utdelningen. De är med på vad vi kommit överens om, men vi får ha respekt för läget i samhället och marknaden i övrigt. Hållbarhetsriktlinjerna, hur de eventuellt kan påverka våra investeringar i IFAB. En ändring av bolagsordningen är på gång. En anpassning till gällande regelverk och modernisering av språket. Förslaget är att ha en auktoriserad revisor, inte två. Att Probitas styrelse hanterar paketerade bolag, t ex Resedan 3 AB. Den nya bolagsordningen läggs fram till församlingen att besluta i församlingsmöte. Stephen har även haft möten pastorerna, träffat representanter för råden. Det finns många idéer kring hur vi kan jobba på nya sätt i församlingen. Träffade även personalen igår om att jobba med nya verksamhetsplanen. En underifrån-process. Ge inputs till ledningen för att bygga verksamheten framåt. Talat kring förhållningssätt. Många bra diskussioner. Vad är mångfald? De utmaningar som detta för med sig.
- Hans-Olof rapporterade från bolagen. Probitas har inte haft något möte sedan sist. Nu har förstås hotellen det ännu tuffare, så den lilla vinsten blir nog mindre. IFABs portfölj ser ju minus ut per oktober, men idag åter plus. Stephen ska visa läget på församlingsmötet på söndag.
6. Budget
Mats E föredrog en ”budget i balans” för år 2021. Alla grupper har gjort sina egna budgetar och planer för kommande år. Verksamheterna är relativt oförändrade jämfört med innevarande år. Budgeten utgår från att det kommer att vara ett normalt år. Ser fortsatt över leverantörsavtal, om vi kan göra om, förbättra och begränsa kostnader löpande. Budgeten tillåter oss att genomföra våra ambitioner. Beslut tas under kommande decembermöte.
Vi övriga ställer frågor om detta: Vi ser hur de prioriterade områdena, främst barn- och unga och människor i utsatta situationer. T ex ledarutveckling är t ex volontärer. Verksamhetsråden bör få lämna synpunkter på detta, och det har de inte gjort i år, de jobbar ju på en verksamhetsplan för flera år framåt, som förväntas tas vid årsmötet. Då kan vi ta upp ökad involvering och hur det ska gå till. Gåvor och kollekter ökar med 200 tkr för att täcka nya saker, t ex podcasten. Nu har vi nått en mycket bra ökningstakt i offrandet. Vi vill mer, vill ut till fler, vi vill växa, göra mer. Viktigt att vi vill öka offrandet även framåt.
7. Inkommande skrivelse
Vi har fått brev från det Svenska verksamhetsrådet kring olika processer och kommunikation som vi diskuterade.
8. Digital församlings-infomöte 22 november.
Informationspunkterna blir budget, Equmeniaföreningen, nomineringskommittén och övriga punkter. T ex om kommande församlingsmöte och kallelse av ny pastor i Svenska verksamheten. Även om läget med den Portugisiska gruppen, om kommande bolagsordning, julmarknaden samt något mer.
9. Nomineringskommittén
Vi har fått en skrivelse från nomineringskommittén, och vi ställer oss bakom deras förslag. Det behöver nog bli enklare sätt för valberedningen att jobba. För det är ett jättejobb att hålla kontakt med alla hundratals som vi väljer varje år. Valberedningen behöver ha rimlig belastning. Vädja till att man håller ut i sina grupper och sitter kvar till årsmötet 2022. Så fokuserar valberedningen på de sju punkter som de föreslagit, men att de även tar hand om samtliga kommittéer, inte grupper.
10. Sammanträdesdatum
Stämde av kommande sammanträdesdatum.
11. Avslutning
Ulla Marie avslutade mötet med bön.