söndag 18 oktober 2020, kl 14.00
Närvarande: fysiskt ca 40 pers, digitala uppkopplingar ca 110
Simultantolkar: Erin Person, Hanna Zuring Peterson
§ 1 Inledning
Församlingsordförande Stephen James hälsade de närvarande i rummet och hemma vid skärmar välkomna till det digitala årsmötet. Han beskrev läget utifrån att vi hade en plan för såväl årsmötet som för andra möten i församlingen men att det inte har blivit som vi tänkt. Däremot får vi glädjas över att församlingen inte är ett hus utan att det är vi kristna personer som utgör församlingen.
Våra verksamheter (ministries) har fortsatt på olika sätt, trots pandemin. Det är ett tufft läge för Probitas och för vår hotellverksamhet vilket kommer att redovisas när vi ska stänga verksamhetsåret 2020. Idag tar vi hand om verksamhetsåret 2019. Stephen bad en bön för mötet och förklarade därefter årsmötet öppnat.
Han informerade om Youtubekanalen med simultantolkning till engelska, om den fördröjning i sändning som blir när man sänder via Youtube, uppmanade alla att ta fram sina årsmöteshandlingar och informerade om möjligheten att skriva in sina frågor via e-post eller sms. Alla uppmanades att skriva in sina frågor snarast.
Därefter presenterade Stephen alla som var fysiskt närvarande i rummet; församlingsstyrelsen, justerare, tolkar, ny styrelsekandidat, representanter för samtliga tre verksamhetsråd, sammankallande för verksamhetsgranskande kommittén, ordförande i valberedningen, tjänstemän, tekniker, presidium och fotograf.
§ 2 Fråga om årsmötets stadgeenliga utlysande
Förtidsröstning har skett i frågan och av inkomna röster har 99,2% ansett att årsmötet är stadgeenligt utlyst.
§ 3 Fastställande av dagordning
Dagordning har fastställts genom den förtidsröstning som gjorts.
§ 4a Information om hur förtidsröstningen har gått till
Församlingsordförande Stephen James informerade om att alla medlemmar har fått röstningsdokument via post. 337 medlemmar har skickat in sina röster, vilket är ca 70% fler röster än vad som brukar vara närvarande församlingsmedlemmar på ett vanligt årsmöte. Majoriteten av mottagna röster gäller som underlag för beslut och samtliga frågor har besvarats med ja med 98,2-99,1%.
§ 4b Presentation av rösträknarnas arbete, bilaga 1
Styrelseledamot Evado Arfs läste den rapport som kommit från Ingrid Jonsson, sammankallande för rösträknarna. Rapporten beskrev proceduren, värnandet om anonymitet, kommentarer som överlämnats till ledning och styrelse samt övergripande angående resultatet.
§ 5 Mötets upplägg presenteras inkl information om hur medlemmar kan ta kontakt
med presidiet under mötet.
Församlingsordförande Stephen James informerade om att årsmötet endast kommer att behandla formalia och att klubba de beslut som redan tagits i och med förtidsröstningen. Motioner och andra frågor tas upp när det går genomföra ett mer interaktivt möte.
Han upprepade sändningens villkor och medlemmars kontaktmöjlighet in till presidiet.
§ 6 Val av ordförande, vice ordförande och sekreterare för årsmötet
Församlingsordförande Stephen James informerade om att följande valts till presidium (98,2%): Karin Pettersson, ordförande, Chinedo Deborah Onwuta, vice ordförande, Cathrin Sjöström, sekreterare.
Därefter lämnade Stephen över till presidiet.
§ 7 Val av rösträknare,
Mötets ordförande Karin Pettersson tog vid och inledde med att tacka för förtroendet att leda det digitala årsmötet.
Ordföranden hänvisade till den rapport från sammankallande för rösträknarna som årsmötet redan fått presenterad och klubbade församlingens val av rösträknare, (98,2%).
§ 8 Val av justerare,
Ordföranden klubbade församlingens beslut att välja Sandra Håkansson och David Nyori, att tillsammans med ordförande och vice ordförande justera årsmötets protokoll, (98,8%).
§ 9 Verksamhetsberättelsen, bilaga 2
Församlingsföreståndare Ulla Marie Gunner inledde med att lyfta årsredovisningen som alla medlemmar fått med post. Den ger en fin överblick över församlingens liv. Hon hoppas innerligt att alla medlemmar läst den och då också sett den nya struktur som publikationen fått utifrån församlingens prioriterade områden. Se Årsredovisning 2019, bilaga 2, sid 6-18. Hon påminde även om att årsredovisningen för Probitas går beställa via dem.
Ny verksamhetsplan ska formuleras och planeras att antas på årsmötet i april 2021. Vad gäller julmarknaden informerade Ulla Marie och att det istället blir en gåvomarknad.
Ulla Marie avslutade med att be de samlade att ställa sig upp och i tacksamhet nämnde hon namnen på de medlemmar i församlingen som avlidit under 2019 och bad en bön.
Ordföranden tackade och klubbade församlingens beslut att lägga förvaltningsberättelsen till handlingarna, (98,8%).
§ 10 Verksamhetsgranskande kommittén, bilaga 3
Ordföranden påminde om att rapporten från verksamhetsgranskande kommittén skickades ut i april månad med årsmöteshandlingarna och att kommitténs uppgift är att granska verksamheten utifrån de fyra prioriterade områdena. Därefter välkomnade hon fram Johan Sahlén, sammankallande i verksamhetsgranskande kommittén.
Johan Sahlén, tillsammans med Jacques Lombard och Kim Skoglund, har, utifrån uppdraget enligt församlingens stadgar, granskat verksamheten. Johan rapporterade att kommittén utgått från församlingens verksamhetsplan och lagt särskilt fokus på:
- Gudstjänstgruppernas verksamhetsråd och deras arbete
- Styrelsens verksamhet
- Förutstättningar för verksamhetsplanens genomförande
- Efterlevnad av stadgar och konstitution
Kommittén har i rapporten redogjort för sina slutsatser. De lyfter även några ytterligare punkter. Se rapporten.
Ordföranden tackade och klubbade församlingens beslut att lägga verksamhetsgranskande kommitténs rapport till handlingarna, (98,8%).
§ 11 Förvaltningsberättelse samt resultat- och balansräkning, bilaga 2
Mats Engen, administrativ chef, informerade om en post som inte finns med i årsredovisningen. Ett testamente med önskan att ombesörja att 482´kr slussas vidare till Missionskyrkan. Detta borde ha tagits upp i årsredovisningen som såväl intäkt som kostnad. Posten påverkar inte resultatet för församlingen och testamentet har skickats vidare till Missionskyrkan. För övrigt siffermaterial, se den tryckta publikationerna av årsredovisningen för 2019, bilaga 2 sid 26-52.
En fråga insändes till årsmötet om det går att klubba denna punkt på dagordningen trots information om utebliven post. Revisor Martin Nääs svarade att revisorernas bedömning är att trots utebliven post så ger årsredovisningen inte någon missvisande bild. De anser därför att röstningen på denna punkt är giltig.
Ordföranden tackade och klubbade med tillägg av denna post församlingens beslut att lägga förvaltningsberättelsen samt resultat- och balansräkningen för 2019 till handlingarna, (98,5%).
§ 12 Revisorernas berättelse, bilaga 2
Martin Nääs, auktoriserad revisor på PwC, presenterade sig för första gången för församlingen. Han har tillsammans med de auktoriserade revisorerna Jonas Grahn och Christina Gotting genomfört revision för 2019 av Immanuelskyrkans församling med koncern.
Granskningen visar att ekonomi och räkenskaper är i god ordning och Martin uttryckte att de haft bra dialog med berörd personal under arbetet. Detaljerat har de granskat intern kontroll, förvaltning och bokföring samt årsredovisning och koncernredovisning. De har även granskat regelverk och styrelsens arbete och funnit att rutiner är på plats. Revisorerna har vidare prövat redovisningsprinciperna och funnit att de efterföljs.
Sammanfattning av revisorernas granskning finns i deras revisionsberättelse vilken är ren. Se årsredovisningen, bilaga 2, sid 53-54. Martin avslutade med att läsa upp de uttalanden som revisorerna gjort. Se årsredovisningen, bilaga 2, sid 54-55
Ordföranden tackade och klubbade församlingens beslut att lägga revisorernas berättelse till handlingarna, (98,2%).
§ 13 Fastställande av resultaträkning för år 2019 samt balansräkning per den 31 december 2019
Då inga fler frågor kring ekonomin inkommit klubbade ordföranden församlingens beslut att fastställa församlingens och Koncernen Immanuels resultaträkning för 2019 samt församlingens och Koncernen Immanuels balansräkning per den 31 december 2019, (98,5%).
§ 14 Ansvarsfrihet för församlingsstyrelsen för 2019 års förvaltning
Ordföranden klubbade församlingens beslut att bevilja ansvarsfrihet för församlingsstyrelsen för 2019 års förvaltning, (98,2%).
§ 15 Val av församlingsordförande för ett år, bilaga 4
Karin Sandström, ordförande i årets gemensamma valberedning, informerade om valberedningens struktur för året. Varje språkgrupp har haft sin valberedning och dess ordförande har ingått i den gemensamma valberedningen där Karin varit ordförande.
Karin lade fokus på att beskriva valberedningens arbete och syn på styrelsen. Valberedningen ser styrelsen som ett team som tillsammans ska ha förutsättningar att leda en mångfacetterad församling. Ledamöter behöver ha stor förankring i församlingen, ha kontakter och en bredd i sammanhang där deras intryck tas in. Vissa sakkompetenser behövs också, såsom kommunikation, ekonomi, strategiskt arbete samt HR. Församlingens styrelse behöver ha kontinuitet men också rymma förnyelse.
Valberedningen anser att den sittande styrelsen fungerar bra och har därför föreslagit omval på samtliga av de tillgängliga ledamöterna. En styrelseledamot har valt att inte ställa upp för omval och valberedningen har därför sökt en kandidat som kan komplettera det som redan finns. Den nya kandidaten är Cecilia Mjönes.
Cecilia välkomnades fram. Hon tackade för valberedningens förtroende och presenterade sig. Hon har vuxit upp i församlingen och har djup förankring i den. Särskilt i församlingens musik- och körverksamhet. Cecilia avslutade med att uttrycka sin tacksamhet över att tillhöra en församling som hon känner sig hemma i. Se även bilaga 4, sid 14-15.
Karin Sandström tog vid och tackade alla varmt som engagerar sig och står till förfogande i församlingens alla kommittér, grupper och råd. I häftet med valberedningens förslag finns alla övriga namn, dock med några ändringar pga att vissa klivit av sina uppdrag sedan broschyren trycktes i mars månad. Karin avslutade med att önska alla Herrens välsignelse och lycka till för verksamhetsåret 2020/2021.
Ordföranden klubbade därefter församlingens beslut att omvälja Stephen James som församlingens ordförande fram till årsmötet 2021, (98,2%).
§ 16 Val av ledamöter till församlingsstyrelsen, bilaga 4
Fram till årsmötet 2021 kvarstår Peter Dobers, Emma Darelid, Claes Jonsson, Evado Arfs, Lynda Eneh och Barbro Ericsson som ledamöter i styrelsen.
Ordföranden klubbade församlingens beslut att välja följande medlemmar till ledamöter i församlingsstyrelsen, (99,1%):
Cecilia Mjönes nyval 2 år
Mats Bernö omval 2 år
Hans-Olof Hagén omval 2 år
Roelof Hansman omval 2 år
Gunilla Hjelmåker omval 2 år
Ingrid Östlund omval 2 år
§ 17 Val av två ordinarie revisorer och två revisorssuppleanter, bilaga 5
Ordföranden klubbade församlingens beslut att till ordinarie revisorer välja Martin Nääs och Christina Gotting samt till revisorssuppleanter välja Susanne Westman och Tobias Ejeby, (99,1%).
§ 18 Val av verksamhetsgranskande kommitté, bilaga 5
Ordföranden klubbade församlingens beslut att till verksamhetsgranskande kommitté välja Johan Sahlén, sammankallande, samt Chinedo Deborah Onwuta och Kim Skoglund, (99,1%).
§ 19 Val av förtroendevalda medlemmar i de tre verksamhetsråden, bilaga 5
Ordföranden klubbade församlingens beslut att till de tre verksamhetsråden välja enligt valberedningens förslag. Som ordförande i respektive församlingsråd valdes Jonas Gustafsson, Deryck Chetram och Jeong-Mi Koo Jensen, samtliga på ett år var. Övriga medlemmar, se bilagan. (98,2%).
§ 20 Val av övriga förtroendevalda, funktionärer och ledare, bilaga 5
Ordföranden klubbade församlingens beslut att för övriga förtroendevalda, funktionärer och ledare välja enligt valberedningens förslag (98,2%). Se bilagan.
§ 21 Val av nomineringskommitté för valberedning till årsmötet 2021
Ordföranden klubbade församlingens beslut att till nomineringskommitté med uppgift att föreslå valberedning 2021 välja Karin Pettersson, sammankallande, Mi-Kyung Park, Young-Soon Park Vikström, Jonas Gustafsson, Samuel Åsgård, Deryck Chetram och Ruby Bleppony, (98,5%).
§ 22 Information om Immanuel Senior, bilaga 6
Immanuel Seniors ordförande Rachel Norborg Jerkeby hade sänt in en rapport som lästes av styrelseledamot Ingrid Östlund. I rapporten uttrycks tacksamhet över den rika verksamhet och breda utbud som Immanuel Senior kunnat ha under 2019. I pandemins spår har föreningen fått ställa in sin verksamhet men ser fram emot att kunna börja med vandringar snart. I årsredovisningen bilaga 2 sid 56-57 finns resultat- och balansräkning för Immanuel Senior.
§ 23 Information om Equmenia Immanuel Stockholm (EIS), bilaga 7
Styrelsen för Equmenia Immanuel Stockholm (EIS) hade sänt in en rapport som lästes av Malin Emmoth. Styrelsen uttrycker svårigheter med att driva arbetet och rekrytera såväl medlemmar som styrelseledamöter. De upplever även oklart mandat och existensberättigande i församlingen. Därför kommer EIS styrelse att på sitt årsmöte föreslå att föreningen läggs vilande och överför ansvaret på Immanuelskyrkans barn- och ungdomsverksamhet på församlingen och dess styrelse, tills nya krafter vill ta över stafettpinnen.
§ 24 Avtackning, bl a avgående styrelsemedlem
Församlingsordförande Stephen James avtackade avgående styrelseledamot Malin Emmoth med varma ord och blommor för hennes engagemang och år i församlingsstyrelsen. Malin tackade för det förtroende som visats henne och beskrev arbetet i församlingsstyrelsen som intressant lärorikt och givande.
Stephen tackade alla som varit med på mötet, för uppmuntrande kommentarer som mailats in, alla som talat, presidiet och de som gjort mötet och sändningen möjlig.
Han avslutade med att särskilt tacka personalen och råden för allt arbete som gjorts och görs detta märkliga år och underströk att styrelsen behöver fortsätta att bli mer synlig, trots pandemins begränsningar.
§ 25 Avslutning
Församlingsföreståndare Ulla Marie Gunner bad en avslutande bön om att bli ledd som församling i en ny tid. Att leva här och tjäna kärlekens Gud mitt i det som är.
Ordföranden förklarade årsmötet 2020 avslutat.
Vid protokollet
Cathrin Sjöström
Sekreterare
Justeras:
Karin Pettersson Chinedo Deborah Onwuta
Ordförande Vice ordförande
Sandra Håkansson David Nyori
Justerare Justerare