Närvarande: ca 50 församlingsmedlemmar
§ 1 Välkommen
Församlingens ordförande Marco Helles hälsade alla välkomna och inledde med bön för mötet.
§ 2 Mötets öppnande
Ordföranden förklarade mötet öppnat.
§ 3 Val av justerare
Anita Isaksson och Karin Sandström valdes till justerare av dagens protokoll.
§ 4 Godkännande av dagordning
Dagordningen fastställdes.
§ 5 Information från styrelsen
Styrelseordföranden informerade om att styrelsen anser det viktigt att hitta vägar för att förbättra delaktigheten och demokratin i församlingen. Idag saknas t.ex unga i församlingens beslutande möten och även många gånger representanter från vissa grupper i församlingen.
Som ett led i att förbättra denna del och öka förståelsen av vad det innebär att vara medlem i en demokratisk församling kommer styrelsen att tillsätta en demokratigrupp. Gruppen ska bestå av församlingsmedlemmar utanför styrelsen. Gruppens uppgift är att se över våra mötesformer samt på vilka sätt vi kan få fler i församlingen att känna delaktighet och att deras röst är viktig för vår helhet.
Vidare informerade styrelseordföranden om att styrelsen fattat beslut om kommunikationsplan och kommunikationsstrategi för församlingen. Detta för att församlingen ska uppfattas som en enhet och en församling. Denna plan och strategi gäller för alla grupper i församlingen oavsett språk eller ålderskategori, den gäller allt vi gör utåt och även det vi gör inåt för församlingen.
Slutligen informerade han om att styrelsen arbetat fram ett nytt styrdokument för personalutskottet där det ska tydliggöras vilka beslut som personalutskottet kan fatta själva och vad som behöver gå till styrelsen för beslut.
§ 6 Processen för anställning av biträdande pastor i internationella språkgruppen
Församlingsföreståndare Ulla Marie Gunner informerade om att det varit många ansökningar från hela världen till tjänsten som biträdande pastor i den internationella språkgruppen. Av dessa var det 45 ansökningar som var kompletta. Gruppen som varit ansvarig för att gå igenom ansökningarna har ur dessa valt ut de fem sökanden som de funnit bäst lämpade för tjänsten. Intervjuer gjordes under sommaren och gruppens huvudkandidat har varit på besök i församlingen för att kunna lämna ett väl övervägt besked.
Styrelsen räknar med att på styrelsehelgen 29–30 september 2017 ta beslut om kandidat att föreslå till församlingen. Det blir ett extra församlingsmöte i kyrksalen direkt efter den gemensamma gudstjänsten 8 oktober. Målsättningen är att församlingen då får en djupare presentation av kandidaten, möjlighet att ställa frågor och därefter fatta beslut.
Förhoppningen är att tjänsten kan tillträdas i februari 2018. Berg Holmgren som är ungdomsledare i internationella gruppen kommer att arbeta kvar tills den biträdande pastorn är på plats.
Den engelska titeln på pastorn blir “associate pastor”. Detta är något svårt att översätta till en titel som känns korrekt på svenska, varför uttrycket “biträdande pastor” är att se som ett arbetsnamn. Ulla Marie Gunner tar tacksamt emot bättre förslag på svensk titel.
§ 7 Information från nomineringskommittén om kommande valberedning
Valberedningen och valberedningens arbete ägs av församlingen och inte av församlingens styrelse. Det är de tre verksamhetsråden som föreslår kandidater till nomineringskommittén, vilka sedan årsmötet fattar beslut om.
Valberedningen för årsmötet 2018 kommer även denna gång att bestå av en övergripande valberedning med två kandidater från varje gudstjänstfirande grupp. De “lokala” valberedningarna i gudstjänstgrupperna består av 5–7 personer, varav två av dessa ingår i den övergripande valberedningen.
Lois Hemgren, ordförande i nomineringskomittén, informerade om att kommittén fortfarande jobbar med att få fram namn till valberedningen. De har som mål att församlingen tar beslut om valberedning för 2018 på församlingsmötet den 26 november 2017.
§ 8 Information om vad som händer i församlingen i höst
Det händer väldigt mycket i församlingen under hösten och Ulla Marie Gunner tillsammans med några anställda gav många exempel. Äktenskapsretreat för att bli bättre på att lyssna och kommunicera i parrelationen, barnkören medverkar i konserten för Världens barn samt framförandet av Mozarts Requiem senare i höst, föräldraforum där samtal kommer ske om hur man som förälder agerar i olika situationer, universitetskyrkans vägar att nå ut till studenter, diakonigruppen som en kompetent resurs i församlingen, att församlingen i november står värd för en ekumenisk internationell ungdomskonferens, församlingens insatser och beredskap för behövande grupper, boende på Löjtnatshuset kommer att bli bjudna på koreansk mat, retreat för de koreanska unga vuxna hos Birgitta-systrarna i Djursholm, Alpha-kurs, bokcirklar, fortsatt konfirmandarbete, kvällsföreläsningar och mycket mer.
Ulla Marie hälsade även till församlingen från Anette Engkvist, som planeras börja arbetsträna i november. Hon informerade vidare att Michael Taubert nu börjat sin tjänst i församlingen som chef för fastighet och service.
En påminnelse gjordes om att Immanuel Senior är till för alla, oavsett språk. Samlingarna är på svenska och är ett utmärkt tillfälle att träna sin svenska.
Bed för alla anställda i församlingen och alla frivilliga i de uppdrag de står i. Ulla Marie avslutade med att tacka för församlingens förtroende.
§ 9 Övriga frågor
Det fanns inga övriga frågor.
§ 10 Mötets avslutande
Ulla Marie Gunner bad en bön varefter ordföranden förklarade församlingsmötet avslutat.
Vid protokollet: Cathrin Sjöström, sekreterare
Justeras: Marco Helles, ordförande
Anita Isaksson och Karin Sandström, justerare